Im Grunde genommen wiederholen sich Geschäftsabläufe, Prozesse und Arbeitsschritte innerhalb eines Unternehmens stetig. Aber laufen diese optimal? Kann Dein Unternehmen effektiv auf Veränderungen reagieren? Mit Hilfe des Prozessmanagements begegnest Du
neuen strategischen Anforderungen leicht. Dabei sind systematische und regelmäßige Anpassungen unabdingbar für ein agiles Prozessmanagement.
Definition Prozessmanagement – was ist das?
Prozessmanagement wird auch häufig Geschäftsprozessmanagement (GPM) oder Business Process Management (BPM) genannt. Dabei bilden Prozesse das Nervensystem eines jeden Unternehmens. Damit Dein Unternehmen dauerhaft erfolgreich ist, müssen die Geschäftsprozesse reibungslos und effizient funktionieren. Denn Verzögerungen und Fehler in den Abläufen kosten Zeit, Geld und im schlimmsten Fall sogar die Kunden. Schaffe mit einer aktiven Prozessoptimierung und Prozessorientierung die richtige Grundlage!
Einerseits behältst Du damit Deine Unternehmensziele im Auge. Andererseits nutzt Du die im Unternehmen vorliegenden Informationen bestmöglich, um die Wertschöpfungskette effektiver zu gestalten. Dadurch produziert Dein Unternehmen schneller, kostengünstiger und auch kundenorientierter. Dabei beantwortet ein gutes Geschäftsprozessmodell stets die Frage: „Wer macht was, wann und unter Zuhilfenahme welcher Ressourcen?“
Dynamik und Agilität des Prozessmanagements für Unternehmenserfolg
Sowohl in einzelnen Abteilungen und Bereichen als auch unternehmensübergreifend ist das Management von Prozessen wichtig. Auch wenn innerhalb der Vertriebsabteilung agiles Projektmanagement zum Erfolg führt, kann diese Funktionalität geschwächt
werden. Zum Beispiel dann, wenn das Prozessmanagement in der Organisation nicht richtig aufgebaut ist. Dabei sichern Agilität und Dynamik den Unternehmenserfolg, auch wenn sich die äußeren Anforderungen verändern.
Analyse als Anfang vom Prozessmanagement
Da die Größe und Komplexität Deines Unternehmens die Anzahl der Geschäftsprozesse bestimmt, ist eine Geschäftsprozessanalyse ratsam. Während der Prozessanalyse machst Du Dir die Prozesse bewusst, um diese zu verstehen und Schwachstellen zu erkennen. Anders gesagt, Du dokumentierst den IST-Zustand. Währenddessen helfen Dir Prozesssteckbriefe Gruppierungen und erste Bewertungen vorzunehmen. Danach erstellst Du detaillierte Prozessbeschreibungen, die Du gegebenenfalls durch Prozessmodelle grafisch visualisierst.
Was ist ein Prozessmodell?
Dementsprechend ist das Ziel der Prozessmodellierung, die oftmals sehr komplexen Prozesse auf eine vereinfachte und verständliche Sichtweise zu reduzieren. Mit anderen Worten strukturiert ein Prozessmodell die Prozesse in einem Unternehmen systematisch und vollständig. Auf Grund einfacher Prozessbeschreibungen und Prozessmodelle wird die Kommunikation erleichtert. Zudem stellt sich durch diese Werkzeuge das Verständnis über jeden einzelnen Business Process bei Management und
Mitarbeitern schnell ein. Somit schaffst Du eine gute Basis für weiterführende Veränderungen.
Kennzahlen ableiten
Während der Prozessmodellierung identifizierst Du zuerst die Managementprozesse des Unternehmens, die für den Unternehmenserfolg notwendig sind. Indem Du alle Managementprozesse bei der Prozessmodellierung erfasst, analysierst Du die unterschiedlichen
Bereiche Deiner Organisation und deren Messbarkeit. Zum Beispiel gehören dazu:
- Finanzen,
- Kunden,
- Prozesse und
- Mitarbeiter.
Anschließend leitest Du daraus Kennzahlen für das Prozessmanagement ab. Diese Kennzahlen werden auch KPIs genannt. Per Definition sind neben Umsätzen und Gewinn auch Kundenzufriedenheit, Effektivität und Produktivität mögliche KPIs. Zusätzlich berücksichtigst Du Qualifikation und Motivation der Mitarbeiter als KPIs.
Partizipation ist für Prozessmanagement entscheidend
Darüber hinaus ist ein Bereich für die Prozessmodellierung entscheidend: die Partizipation aller Beteiligten. Denn bindest Du Führungskräfte und Mitarbeiter stärker in Prozesse ein, steigerst Du den Erfolg des Unternehmens. Achte dabei auf die transparente und verständliche Vorlage der Strategie und der Ziele. Erkläre das Thema Prozessmanagement einfach und lass Deine Mitarbeiter mitgestalten.
Prozesslandkarte als Werkzeug der Modellierung
Hierzu ist eine Prozesslandkarte eine hilfreiche Methode der Modellierung, die im Prozessmanagement als Teil des Qualitätsmanagements einzuordnen ist. Denn diese dient als ganzheitliche Abbildung aller Prozesse eines Unternehmens. Dabei
unterteilst Du diese Prozesse in folgende Gruppen:
- Managementprozesse,
- Kernprozesse und
- Supportprozesse.
Insofern unterstützt die Prozesslandkarte das strategische Prozessmanagement, das auf die langfristige Strategie und Vision abzielt. Somit richtest Du mit Planung, Entwicklung, Umsetzung und Optimierung die Geschäftsprozesse langfristig auf die Strategie aus. Hingegen umfasst das operative Prozessmanagement die Planung, Ausführung, Prüfung und Optimierung der Geschäftsprozesse für einen festgelegten Zeitraum. Sowohl das strategische als auch das operative Geschäftsprozessmanagement müssen natürlich aufeinander abgestimmt sein und ineinandergreifen. Unter dem Strich steuerst Du so das Prozessmanagement agil und dynamisch im Sinne der Prozessoptimierung aus.
Warum ist Prozessoptimierung so wichtig?
Auch wenn Dein Unternehmen komplex ist, lohnt sich der Aufwand zur Einführung eines Prozessmanagement. Mach Dir klar, dass die Prozessoptimierung Deine Geschäftsprozesse kontinuierlich verbessert. Infolgedessen spart Dein Unternehmen Ressourcen und gewinnt an Effizienz und Effektivität.
Jedoch ist gerade beim Aufbau eines eigenen Prozessmanagements ein Blick von außen äußerst wertvoll. Dadurch vermeidest Du, dass Prozessoptimierungen durch Traditionen verlangsamt werden. Zudem unterstützen Dich externe Berater, eine gute Strategie im
Hinblick auf das Change Management zu modellieren. Dabei hilft Dir auch das Lean Management. Denn mit dieser Form gestaltest Du Deine wirtschaftlichen Aktivitäten effektiv und reduzierst Kosten. Außerdem führt die Prozessoptimierung
zu verbesserter Qualität und Kommunikation sowie zur Reduzierung von Unfällen oder Durchlaufzeiten - um nur einige zu nennen.
Unterschiedliche Methoden der Prozessoptimierung
Es gibt verschiedene Methoden, Systeme und Philosophien, die im Bereich der Prozessoptimierung verwendet werden. Dazu zählen beispielsweise:
- die 635-Methode,
- Six Sigma,
- das Ishikawa-Diagramm und
- die 5S-Methode
Welche die richtige Methode ist, solltest Du nicht nur von finanziellen Überlegungen abhängig machen. Denn am Ende ist das Ergebnis wichtig.
Welche Rolle spielt die Digitalisierung im Prozess- und Qualitätsmanagement?
Durch die fortschreitende Digitalisierung und Technisierung steigt auch die Notwendigkeit des digitalisierten Prozess- und Qualitätsmanagements. Die digitale Transformation stellt Dein Unternehmen vor große Herausforderungen. Demnach müssen digitale Geschäftsmodelle, Produkte und Services entwickelt werden, um die Organisationen agiler aufzustellen und kundenorientierter zu agieren. Überdies helfen Dir Prozessverbesserungen dabei, digitale Strategien und Initiativen erfolgreich umzusetzen.
Prozessmanagement und Prozessoptimierung in 8 Schritten
Sofern Du mehr zum Bereich Prozessmanagement erfahren möchtest, ist unser TÜV geprüftes Seminar Prozessmanagement Grundlagen ein perfekter Einstieg. In unserem Online Seminar
erfährst Du alles über die Grundlagen und Werkzeuge des Geschäftsprozessmanagements:
- Prozess-Steckbrief,
- Prozessmodell und
- Prozessbeschreibung
Darüber hinaus kannst Du in weiteren Online-Trainings Dein Wissen zu Prozessmanagement orts- und zeitunabhängig aufbauen:
- Operative Prozessziele ableiten
- Soll-Prozesse entwickeln
- Prozessausführung planen
- Prozesse einführen
- Prozesse ausführen
- Prozesse messen
- Prozesse analysieren
