digitalisierung

Social Collaboration – Teamwork trifft Cloud Computing

15.07.2020

Kommunikation ist alles. Vor allem in großen Teams ist der ständige Austausch das A und O. Wir zeigen Dir, wie die Cloud kollaboratives Arbeiten unterstützt und verbessert.

Was bedeutet Collaboration?

Collaboration ist die englische Bezeichnung für Kollaboration oder schlicht: der Zusammenarbeit. Per Definition ist mit Collaboration das Wirken innerhalb eines Teams sowie die Vernetzung mehrerer Arbeitsgruppen gemeint. Solange die Grundlagen für einen reibungslose Zusammenarbeit geschaffen sind, stellt eine räumliche Trennung für die Collaboration kein Problem dar.

Einerseits werden daher in Unternehmen Cloud-Infrastrukturen geschaffen, damit Mitarbeiter gemeinsam Dateien bearbeiten können. Andererseits lädst Du privat viele Daten in der Dropbox hoch, um sie mit anderen Nutzern zu teilen. Diese gemeinsame und vernetzte Zusammenarbeit wird als Social Collaboration bezeichnet.

Was ist der Unterschied zwischen Kollaboration und Kooperation?

Auch wenn es ähnlich klingt, so ist Kollaboration und Kooperation nicht dasselbe. Im Falle der Kooperation erledigen einzelne Mitarbeiter, verschiedene Abteilungen oder gar externe Berater diverse Teilaufgaben eines Endergebnisses. Dabei arbeiten sie parallel und haben das Endergebnis nicht im Blick.

Im Gegensatz dazu sind bei der Kollaboration alle Beteiligten in das Endergebnis involviert. Oftmals ist der Ansatz der Kollaboration von größerem Vorteil, da alle Beteiligten ein gemeinsames Ziel vor Augen haben und sich fortwährend untereinander abstimmen.

Was sind Kollaborationstools?

Damit dies funktioniert, sind Kollaborationstools unerlässlich. Denn insbesondere dann, wenn viele Personen/-gruppen an einem Projekt beteiligt sind, koordinieren Kollaborationstools die Workflows. Schließlich ist es gerade bei Projekten unerlässlich, über Unternehmensgrenzen hinweg zu kommunizieren, schnelles Feedback zu geben und immer den neuesten Stand zu sehen. Dabei haben die meist webbasierten Services einige nennenswerte Vorteile:

  • Sie integrieren auch Externe in die Workflows, z.B. das neue Tool Slack Connect.
  • Collaboration Tools ermöglichen einen klaren Austausch von Informationen und direkte Kommunikation.
  • Sie können standortunabhängig, also z.B. auch im Homeoffice, eingesetzt werden. Während der Coronakrise und in Zeiten flexibler Arbeitsmodelle gewinnt dies immer mehr an Bedeutung.
  • Sie liefern meist zahlreiche Funktionen in einem Paket: Einzel- und Gruppenchats, Videokonferenzen, Aufgaben- bzw. Ticketerstellung, Terminplanung, Datei-Ablage uvm.

Jedoch sind neue Systeme und viele Features gleichzeitig eine Herausforderung für alle. Denn auch wenn durch Collaboration Lösungen die Geschwindigkeit und Qualität der Zusammenarbeit grundsätzlich steigt, muss die Anwendung neuer Software erst einmal beherrscht werden.

Kollaboratives Arbeiten trifft Cloud Computing

Flexible Arbeitsmodelle und Methoden sind heute so gefragt wie selten zuvor. Dank Digitalisierung stehen dem Business eine Vielzahl an Lösungen für eine effektive Zusammenarbeit zur Verfügung. Während Mitarbeiter ortsunabhängig arbeiten, sollte die Kommunikation und der Workflow nicht leiden. Durch die Cloud-Anwendung können Projekte gemeinsam und flüssig bearbeitet werden.

Um die teamübergreifende Zusammenarbeit sicherzustellen und Versionenkonflikte zu umgehen, sollte dieselbe Plattform bzw. derselbe Speicher genutzt werden. Cloud Computing liefert alle Ressourcen, um die Zusammenarbeit auf einer Ebene zu gewährleisten.

Vorteile im Überblick:

  • Durch Collaboration Software werden Daten und Dateien im Cloud-Speicher ständig synchronisiert und somit auf aktuellem Stand gehalten.
  • Einheitliche Arbeitsweise wird durch ein zentrales Datensystem gewährleistet.
  • Alle Dateien sind durch das Team einsehbar – auch bei Verlust eines Rechners oder plötzlicher Krankheit eines Mitarbeiters.
  • Dokumente und Informationen sind in der Cloud-Lösung sicher vor Unbefugten geschützt.
  • Flexibles Arbeiten ist möglich, unabhängig von Ort und Zeit.
  • Durch Einsparung von hauseigenen Servern oder Anschaffung und Lizenzen entsprechender Software können Kosten gesenkt werden.
  • Datenanalyse bzw. Data-Mining und Business Intelligence zur Feststellung von Regelmäßigkeiten und Zusammenhängen mit dem Ziel der Prozessoptimierung wird erleichtert.

Data Science – mit Datenwissenschaft zur digitalen Transformation

Durch die Digitalisierung wird eine große Menge an Daten erzeugt (Big Data). Damit diese zentral verfügbar sind, kommen Cloud-Anwendungen zum Einsatz. Diese helfen dem Data Scientist, der in einem berufsbegleitenden Data Science Studium die Extraktion von Wissen aus Data erlernt hat, automatische Auswertungen vorzunehmen. Dabei ist Datenanalyse nicht mehr nur das Feld von Informatik oder Mathematik. Denn für die gesamte Enterprise bietet Data-Mining als Methode der Analyse von Big Data wertvolle Informationen.

Data Science als Motor der Prozessoptimierung

Die durch Data-Mining erhaltenen Informationen fließen in das Process Mining, einer Methode, die Prozesse aus den Log-Daten der IT-Ressourcen analysiert, ein. Aufgrund diesen datengetriebenen Analysen gelingt es dem Data Scientist u. a. Prozessoptimierung und -automatisierung zu verbinden, Zielgruppen zu analysieren und passende Produkte anzubieten. Hierbei ist die Zusammenarbeit mit einem Data Scientist unerlässlich, um schnell und zielgerichtet zu agieren. Denn es ist eben mehr als Informatik und Mathematik nötig, um mit Data Science Entscheidungsgrundlagen liefern und Prozesse oder digitale Zusammenarbeit optimieren zu können. Dazu muss der Data Scientist beispielsweise auch verstehen, was Cloud Computing bedeutet.

Wie funktioniert Cloud Computing

Cloud Computing stellt eine IT-Infrastruktur über das Internet dar. Firmeneigene Server können integriert oder Speicherkapazitäten für einen bestimmten Zeitraum aufgestockt werden. Weiterhin haben Unternehmen die Möglichkeit, Software für einen bestimmten Zeitraum zu leihen. Kurzum ermöglicht ein Cloud-Server eine schnelle Bereitstellung und Freigabe von Ressourcen. Dabei ist der Einsatz einer Cloud-Lösung so vielfältig wie ihre Anbieter. Grundsätzlich gibt es vier Modelle des Cloud-Computing, die wir für Dich zusammengestellt haben:

Private Cloud - die meistgenutzte Cloud-Lösung in Unternehmen

Die Private Cloud stellt ein geschlossenes Netzwerk dar, welches von einem bestimmten Personenkreis genutzt wird. Diese Variante wird von Unternehmen bevorzugt, da sie ein hohes Maß an Datensicherheit und Datenschutz bietet. Jedoch fallen durch die Nutzung der eigenen IT-Infrastruktur in einer personalisierten Cloud hohe Kosten an.

Public Cloud als kostengünstigste Variante

Im Falle der Public Cloud wird der Zugriff auf die Cloud mehreren Enterprises gewährt. Das spart Geld! Dabei wird Software bei Bedarf geliehen oder die Speicherkapazität im Cloud-Server aufgestockt. Diese Art der Cloud gilt als sehr flexibel. Da sich die Sicherheit durch neue Verschlüsselungssysteme für den Cloud-Server weiter verbessert, wird der Cloud-Speicher immer beliebter.

Community Cloud vernetzt gleiche Enterprises

Die Community Cloud wird meist von gleichartigen Unternehmen oder Einrichtungen genutzt. Beispielsweise bietet sich der Dienst bei der Kooperation mehrerer Universitäten oder Schulen an. Hierbei profitieren Nutzer von den Vorteilen der Private Cloud in punkto Sicherheit und können sich gleichzeitig die anfallenden Kosten untereinander aufteilen.

Hybrid Cloud kombiniert Private Cloud und Public Cloud

Das Modell der Hybrid Cloud stellt ein Netz dar, welches aus Private Cloud und Public Cloud gemischt wird. Einerseits kannst Du innerhalb einer Private Cloud wie Dropbox, Google Drive oder OneDrive Deine Daten speichern. Andererseits verwaltest Du Deine E-Mails aber über die Public Cloud. Somit können in bestimmten Bereichen die Kosten reduziert werden.

Servicemodelle der Clouds

Zudem wird Innerhalb der Liefermodelle der Service unterschieden, den die Cloud bietet. Darunter zählen:

  • Infrastructure as a Service (IaaS): Gemeint ist die Nutzung von Speichern, Netzwerkkomponenten, Servern und anderen IT-Ressourcen in der Cloud. Die Abrechnung erfolgt leistungsbezogen.
  • Platform as a Service (PaaS): Hierbei bedient sich der Nutzer einer vorgegebenen Infrastruktur (Platform) eines Service-Providers.
  • Software as a Service (SaaS): Zur Verfügung stehen Anwendungen oder eine bestimmte Software über das Internet.

Cloud-Computing für Dein Team

Gerade in punkto Kosten ist die Cloud für mittelständige Unternehmen interessant. Denn Anschaffung, Wartung sowie Update sind Aufgabe des Cloud-Anbieters und entfallen für die eigene Firma. Steigende Kosten, die beispielsweise durch den wachsenden Bedarf an Speicherplatz entstehen können, sollten jedoch im Blick behalten werden. Die Abrechnung erfolgt in der Regel nach Aufwand und kann leicht der entsprechenden Leistung zugerechnet werden. In unserem Online Kurs - Cloud Computing erfährst Du mehr zu den Preisoptionen verschiedener Clouds. Weiterhin lernst Du anhand von Praxisbeispielen die Anwendung speziell mit den Cloud-Anbietern Microsoft und Amazon. Damit gelingt die Social Collaboration in Deinem Business.