Effektive Zusammenarbeit

Kollaborationstools

21.01.2020

Wie viele E-Mails tauschst Du täglich mit Deinen Kolleg*innen aus? Wie viel Zeit nehmen Meetings ein, um sich über den Fortschritt von Aufgaben und Projekten auszutauschen? Wenn Dich Deine Antwort auf diese Fragen gerade selbst erschreckt, ist es vielleicht Zeit, die Methoden und Tools zu überdenken, die ihr für eure Kommunikation und Arbeit im Team nutzt.

Sogenannte Kollaborationstools sind stark im Kommen. Die Tools bieten Lösungen, die von der täglichen Kommunikation bis hin zum Projektmanagement reichen. Fast jährlich kommen neue Lösungen auf den Markt und bestehende Angebote werden regelmäßig durch neue Features und Funktionen verbessert.

Wir haben hier eine Liste von 6 Tools zusammengestellt, die wir bei myCompetence auch teilweise selbst im Einsatz haben und mit denen Du sprichwörtlich das Teamwork verbessern kannst:

Im Team kommunizieren

Ohne Kommunikation gelingt keine Zusammenarbeit. Egal ob Instant Messanger oder Videokonferenzsysteme, es gibt verschiedene Möglichkeiten für Teams, um insbesondere ortsungebunden zusammenzuarbeiten:

1. Skype for Business

Skype for Business LogoMit Microsoft Skype for Business kannst Du Chatnachrichten austauschen, Audio- und Videoanrufe tätigen und Online-Meetings abhalten. Je nach Teamgröße gibt es unterschiedliche Tarife, für kleinere Teams unter 20 Mitarbeiter*innen reicht auch die kostenlose Variante von Skype.

Microsoft hat kürzlich angekündigt, dass der Support für Skype for Business in der Online Variante zum 31.07.2021 eingestellt wird und durch Microsoft Teams abgelöst wird. Um sich mit dem neuen Microsoft Teams vertraut zu machen, haben wir seit kurzem auch einen passenden Online-Kurs im Angebot.

2. Whereby

Whereby LogoDas Videokonferenztool Whereby (ehemals appear.in) lässt Dich Online-Meetings im Browser abhalten, ohne lästige Zugangsdaten und Software-Downloads. Es ist daher perfekt geeignet, um auch mit Externen eine Videokonferenz durchzuführen. Wir nutzen das Tool selbst für regelmäßige Updates mit internen und externen Entwicklern.

Alles, was Du brauchst, ist ein personalisierter Link, mit denen sich die Teilnehmer im virtuellen Konferenzraum anmelden können. In der kostenlosen Variante können bis zu 5 Personen an einer Konferenz teilnehmen. Die Pro-Version erlaubt bis zu 12 Teilnehmer und kostet monatlich 9,99$.

3. Slack

Slack LogoMit der Plattform Slack hast Du ein mächtiges Tool an der Hand, um Dich im gesamten Team auszutauschen. Du kannst verschiedene thematische oder projektbezogene Chaträume anlegen und auch private Chats mit Deinen Kolleg*innen führen. Zusätzlich bietet Slack auch eine Videokonferenz mit bis zu 15 Teilnehmern.

Mit der cleveren Suchfunktion findest Du Dateien und Chatverläufe immer wieder und musst nicht mühselig verschiedenste Tools und Mailprogramme durchforsten. Daneben bietet Slack die Integrationsmöglichkeit mit vielen anderen Diensten an. So kann man sich z.B. in Slack über Systemmeldungen oder neue Social Media Kommentare informieren lassen.

Slack ist an keine Organisation gebunden. Du kannst also auch Externen per Einladung Zugriff zu bestimmten Bereichen gestatten. Slack ist in der Basisversion kostenlos, bietet dann jedoch u.a. nur einen relativ begrenzten Speicherplatz und reduziert die Einsicht des Chatverlaufs auf die letzten 10.000 Nachrichten. Wenn Du den gesamten Chatverlauf einsehen willst, kannst Du in den Standardtarif für 6,25€ pro Monat und Nutzer wechseln.

Projekte und Aufgaben managen

Die Arbeit im Team zu koordinieren, gelingt nur, wenn man einen Überblick über Aufgaben und Ziele hat.

4. Jira

Jira LogoJira wird von uns primär für die Softwareentwicklung genutzt, um die Fehlerverwaltung, Problembehandlung und das operative Projektmanagement zu überblicken. Das Tool kann aber auch in nichttechnischen Bereichen für das Aufgabenmanagement eingesetzt werden.

Jira ist relativ komplex und bietet eine Vielzahl von Funktionen und Konfigurationsmöglichkeiten. Das kann manchmal ein wenig überfordern, wenn man nicht genau weiß, was man eigentlich braucht.

Mit bis zu 10 Nutzern ist Jira kostenlos nutzbar, darüberhinaus bezahlt man im Standardtarif 7$ pro Monat und Nutzer. Neben einer Cloud-Variante kann der Service auch auf einem eigenen Server gehostet werden.

5. Trello

Trello LogoWesentlich einfacher und reduzierter ist im Gegensatz dazu Trello. Mit dem Projektmanagementtool sammelst Du einfach all Deine Ideen und Aufgaben und kannst anschließend Personen, Checklisten, Fälligkeitstermine, Kommentare oder Bilder hinzufügen. In sogenannten Boards kannst Du dann unterschiedlichen Projekte organisieren und die dazugehörigen Aufgaben mit Deinen Kolleg*innen abarbeiten.

In der Basisversion ist Trello kostenlos. Wer mehr Features und Boards nutzen möchte, kann für 9,99$ pro Monat und Nutzer auf den Business Class Tarif upgraden.

Gemeinsam bearbeiten

Viele Aufgaben liegen nicht nur in der Verantwortlichkeit einer Person. Manchmal ist es nötig und auch zeitsparend, wenn man Dinge zusammen und zeitgleich erarbeitet. Mit diesen Tools gelingt die gemeinsame Arbeit:

6. Google Docs, Präsentationen und Tabellen

Google Docs Logo Version 1, Version 2 überarbeitet, neue Version 3… Kennst Du das Problem, dass mehrere Versionen desselben Dokuments hin und her geschickt werden, weil verschiedene Leute Änderungen vornehmen müssen?

Mit Google Docs, Google Tabellen und Google Präsentationen gehört das der Vergangenheit an. Ihr könnt hiermit alles synchron online bearbeiten. Änderungen werden automatisch gespeichert und lassen sich immer nachverfolgen.

Speziell für Unternehmen gibt es die G Suite, die noch mehr Sicherheitsfunktionen und Optionen für Teams bietet. Hier bezahlt man in der günstigsten Variante 6$ pro Monat und Nutzer.