Meetings optimieren

Was ist das Problem mit Meetings?

Oftmals wird zu viel Zeit regelrecht „verschwendet“. Für den typischen Jour-Fixe gibt es in vielen Teams keine Agenda. Das führt dazu, dass oftmals ohne Struktur von aktuellen Themen „erzählt“ wird. Dadurch geht oft wertvolle Zeit verloren, in der man sich eigentlich anderen wichtigeren Themen widmen müsste. Dies kann zu zusätzlichem Stress führen.

Die schlechte Kommunikation zeigt sich auch in den Themen der Meetings. Häufig wird der Ist-Zustand beklagt und werden Schuldzuweisungen gesucht.

Wir zeigen Dir mit unseren Tipps, wie man eine bessere Meetingkultur schafft!

Wie kann man Meetings optimieren?

1) Agenda vorbereiten

Egal, ob Du der Moderator bist oder eine andere Rolle beim Meeting einnimmst: Sorge dafür, dass eine Agenda rechtzeitig vorbereitet wird. So gibst Du dem ganzen Struktur und einen Leitfaden. Weiterhin müssen sich so alle Teilnehmer*Innen (zumindest gedanklich) vorbereiten.

2) Pünktlich anfangen

So banal es auch klingen mag: Pünktlichkeit wird oftmals unterschätzt. Wenn ein Meeting einmal unpünktlich beginnt, dann ist die Wahrscheinlichkeit sehr hoch, dass es beim nächsten Mal ebenso unpünktlich beginnen wird. Auch wenn es „nur“ 10 Minuten sind, kann sich die verschwendete Arbeitszeit und die damit verbundenen Kosten bei mehreren Teilnehmern schnell summieren.

Es sollte eigentlich eine Selbstverständlichkeit sein, aber am besten werden alle Teilnehmer*Innen nochmal vorab darum gebeten, bitte pünktlich zu sein. Dies erhöht den Druck bei allen Beteiligten. Sollte dennoch jemand zu spät kommen, dann kommentiere das Zuspätkommen. Diese unangenehme Situation sorgt dafür, dass die Kolleg*Innen nicht zu Wiederholungstäter*Innen werden. Außerdem hilft es, wenn man das Meeting trotzdem beginnt, obwohl noch nicht alle anwesend sind. Beim nächsten Mal erhöht das die Wahrscheinlichkeit, dass niemand mehr unpünktlich erscheint.

3) Teilnehmer*Innen gezielt auswählen

Je weniger, desto besser. Wähle alle Teilnehmer*Innen eines Meetings gezielt aus. Bedeutet, dass nur die eingeladen werden sollten, die auch tatsächlich etwas zum Thema aufgrund ihrer Kenntnisse, Erfahrungen oder Kreativität beitragen können.

Teilnehmer*Innen, die nichts beitragen können, werden nur von ihrer eigentlichen Arbeit abgehalten und könnten das Meeting außerdem unnötig verlängern.

Damit sich niemand zurückgesetzt fühlt, weil er zu bestimmten Meetings nicht eingeladen wird, sollte man das Vorgehen im Voraus offen kommunizieren.

4) Themen gezielt aussuchen

Auch hier gilt: Je weniger, desto besser. Grundsätzlich reichen zwei Themen pro Meeting. Sollte man sich dennoch für mehr entscheiden, läuft man immer Gefahr, zu viele Teilnehmer im Meeting zu haben. Außerdem sinkt die Konzentration bei steigender Dauer der Meetings.

5) Diskussionen fördern

Stille Teilnehmer*Innen gilt es gezielt anzusprechen. Denn wenn man Punkt 3 befolgt, dann hat man ohnehin nur Mitarbeiter*Innen am Tisch, die etwas beitragen können. Dementsprechend ist jede Meinung oder jeder Gedanke hilfreich.

Des Weiteren gilt es als Moderator*In die Diskussionen weiter anzutreiben. Dies bedeutet, dass man auch bspw. Führungskräften widersprechen darf.

6) Stand-Up Meetings einführen

Was im ersten Moment etwas verrückt klingt, hat sich als sehr effektiv erwiesen: Meetings im Stehen. Hierbei stehen alle Beteiligten im Kreis. Diese Bewegung fördert die Konzentration und sorgt dafür, dass sich niemand anderweitig mit seinem PC oder Smartphone beschäftigen kann.

Die Abhaltung des Meetings im Stehen soll außerdem dafür sorgen, dass das Meeting möglichst kurz gehalten wird, weil niemand gerne über einen längeren Zeitraum steht.

Traditionell hält auch der "Her Majesty’s Most Honourable Privy Council" des englischen Königshauses seine Sitzungen im Stehen ab.

7) Telefoncalls vs. Videocalls

Alle Beteiligten zum selben Zeitpunkt am selben Ort zu versammeln, ist nicht immer möglich. Wenn man jedoch zwischen Videocall und Phonecall wählen kann, dann sollte die Entscheidung auf einen Videocall fallen. Wer nicht nur mit seiner Stimme, sondern auch mit seinem Gesicht teilnimmt, wird sich nicht von anderen Dingen ablenken lassen.

So reduziert man das Risiko von Multitasking und sorgt automatisch für mehr Engagement und Teamproduktivität.

Meetings sind absolut notwendig und aus dem Berufsalltag nicht wegzudenken! Mit unseren Tipps bist Du auf jeden Fall auf der sicheren Seite.

Hast Du noch nicht genug? Dann schau doch gerne bei unserem Kurs für effektive Gruppenmeetings. Oder eben hier für noch bessere 1:1 Meetings. Wir freuen uns auf Dich!