Management

Qualitätsbeauftragter: Aufgaben, Kompetenzen, Ausbildung

12.10.2020

In vielen Unternehmen sind Qualitätsbeauftragte beschäftigt. Sie kümmern sich um das Qualitätsmanagement und tragen für die Effizienz von Prozessen und Güte von Produkten die Verantwortung.

Was ist ein Qualitätsbeauftragter?

Der Qualitätsbeauftragte (QM) wird häufig auch als Qualitätsmanagementbeauftragter (QMB) bezeichnet. Er ist innerhalb eines Betriebes für das Qualitätsmanagement verantwortlich. Seine Qualifikation und Aufgabengebiete sind in der Norm DIN EN ISO 9001 und weiteren Verordnungen definiert. Im Auftrag der Geschäftsführung ist er laut dieser Norm der Beauftragte der obersten Leitung.

Die Position kann sowohl von Frauen als auch Männern ausgeübt werden. In größeren Unternehmen stehen der oder die Qualitätsbeauftragten meist auch einer separaten Abteilung vor, die sich um das interne Qualitätsmanagement kümmern. Grundlage ist unter anderem auch ein Wandel in der Rolle der Qualitätsbeauftragten. Seit einer Revision der ISO 9000-Norm im Jahr 2015 müssen mehrere Personen, insbesondere auch die Geschäftsführung, das Qualitätsmanagement fördern. Anders als früher sieht die Norm nicht mehr vor, dass die Aufgaben der Qualitätssicherung nur einer Person übertragen werden können. An den Aufgaben im Qualitätsmanagement und den Anforderungen hat sich jedoch nichts geändert.

Aufgaben der Qualitätsbeauftragten

Die Aufgaben von Qualitätsbeauftragten sind vielfältig. Sie konzentrieren sich auf organisatorische Sachfragen im Unternehmen. Der Bezug zu den Mitarbeitern in der Organisation fällt eher gering aus.

Die zentrale Anforderung an die Qualitätsbeauftragten ist der Aufbau, die Weiterentwicklung und die Kontrolle eines Qualitätsmanagementsystems (QMS) im Unternehmen. Sie planen die vollständige Einführung, wenn noch kein QMS vorhanden ist. Anschließend müssen die Qualitätsbeauftragten dieses System kontrollieren und im Bedarfsfall korrigieren und optimieren.

Alle Aufgaben, Tätigkeiten und Arbeitsschritte im Rahmen des internen Qualitätsmanagements werden dokumentiert. Die Aufzeichnungen sind im QM-Handbuch hinterlegt, wo alle Abläufe protokolliert sind und nachgeschlagen werden können. Beim Controlling eines Qualitätsmanagementsystems sammeln die Qualitätsmanager jegliche Informationen und Daten. Die Datenbasis hilft dabei, das QMS stetig zu verbessern.

Kompetenzen für den Bereich Qualitätsmanagement

Ein Qualitätsbeauftragter verfügt über mehrere Kompetenzen. Meist übernimmt ein langjähriger Angestellter im Unternehmen diese Funktion, weil er mit Abläufen vertraut ist und Erfahrungen mitbringt. Dieses Wissen und der Anspruch an die Qualität von Produkten oder Dienstleistungen sind entscheidend, ob ein Qualitätsbeauftragter seine Aufgaben wie erforderlich erfüllen kann.

Qualitätsbeauftragte übernehmen eine vermittelnde Position. Sie erhalten einerseits Informationen von Angestellten und der Geschäftsleitung. Andererseits geben sie diese Informationen entsprechend auch an beide Stakeholder im Unternehmen weiter. Es ist meist verbindlich geregelt, wer wen über was und in welcher Form unterrichtet. Die Qualitätsbeauftragten benötigen jedoch immer den aktuellen Informationsstand über Abläufe und Produktionsprozesse von zwei Seiten. Das erfordert sowohl die aktive Mitwirkung der Belegschaft als auch der Vorstandsebene. Hinzu kommt die Pflicht der Transparenz. Notwendige Informationen müssen dem Qualitätsmanager immer zugänglich sein.

Natürlich stellt sich auch die Frage, welche Fähigkeiten ein Qualitätsbeauftragter mitbringen sollte. Hier spielen vor allem fachliche und soziale Kompetenzen eine bedeutende Rolle. Er braucht Wissen zu rechtlichen Rahmenbedingungen und Haftungsfragen. Er muss betriebswirtschaftlich denken und Kosten und den dahinter liegenden Nutzen analysieren können. Erfahrene Qualitätsmanager kennen zudem den PDCA-Zyklus für kontinuierliche Prozesse der Verbesserung und wenden die darin beschriebenen Phasen routiniert an. Die vielleicht wichtigste Begabung von QM ist jedoch das Gefühl für Qualität. Nur wer selbst qualitativ denkt, wird den notwendigen Anspruch an das jeweilige Niveau der Güte mitbringen.

Möglichkeit zur Aus- und Weiterbildung für QM-Beauftragte

Beauftragte für Qualitätsmanagementsysteme erhalten ihre fachliche Qualifikation nicht durch eine übliche Ausbildung, die mehrere Jahre umfasst. Ebenso ist der Einstieg ins Qualitätsmanagement über Studiengänge an Universitäten keine Alternative. Vielmehr durchlaufen Qualitätsbeauftragte im Normalfall eine Weiterbildung, die durch Träger wie den TÜV Rheinland durchgeführt werden. Häufig finden diese Fortbildungen durch E-Learning oder Fernunterricht statt. Es existieren aber auch Lehrgänge, die als Blockseminar oder in Teilzeit über mehrere Kurse absolviert werden können. Nur zertifizierte Bildungsträger dürfen diese Weiterbildungen anbieten.

Bei der Weiterbildung dreht sich viel um die Inhalte der Norm ISO 9001. Ein weiterer Teil des Lehrgangs beschäftigt sich mit der Umsetzung von internen Audits. Außerdem vermitteln die Kurse umfangreiche Kenntnisse zur Arbeit innerhalb eines QM-Systems. Neben dem Teil des Lernens findet am Ende der Lehrgänge eine Prüfung statt. Teilnehmende, die diese Prüfung erfolgreich bestehen, erhalten nach dem Abschluss der Weiterbildung eine Zertifizierung als Qualitätsbeauftragter und meist auch ein Zertifikat als Interner Auditor nach ISO 9001.