Management

Klassisches Projektmanagement – Methoden, Rollen und Abgrenzung zu agilem Projektmanagement

by Max B. 09. Dec 2022

Unter dem Oberbegriff „Klassisches Projektmanagement“ werden verschiedene Modelle und Methoden zusammengefasst, die alle ein Ziel haben: Projekte sollen besser und erfolgreicher ablaufen – von der Planung über die Durchführung bis zum Abschluss. Dabei teilt das klassische Projektmanagement die Projekte linear in verschiedene, klar voneinander abgetrennte Phasen ein. In diesem Artikel erklären wir die Vor- und Nachteile von klassischem Projektmanagement, was es vom agilen Projektmanagement unterscheidet und wann welche Methode besser geeignet ist.

Was ist klassisches Projektmanagement?

Beim klassischen Projektmanagement folgt man einem ganzheitlichen Ansatz – und man denkt quasi schon am Anfang an das Ende: Das Projekt wird also bezogen auf ein spezifisches Ziel geplant. Man fragt sich also konkret: Welches Ziel wollen wir erreichen? Welche Ressourcen stehen uns zur Verfügung? Welche Hindernisse und Einschränkungen gibt es? Daraus leitet die Projektleitung dann verschiedene Wege ab, wie man dieses Ziel erreichen kann. 

Dieser Ansatz wird auch als „monolithisch“ bezeichnet. Im besten Fall kann klassisches Projektmanagement dafür sorgen, dass das anvisierte Ziel effektiv, effizient und ohne Ressourcenverschwendung erreicht werden kann.

effektiv: Man arbeitet konkret auf ein Ziel hin. Dabei werden nur solche Maßnahmen eingesetzt, die auch dieses Ziel erreichen.

effizient: Das bedeutet im Prinzip „ressourcenschonend“. Man versucht also, mit möglichst geringem Aufwand möglichst viel zu erreichen.

Dabei werden zu Beginn des Projekts folgende Punkte berücksichtigt:

  • gewünschte Ergebnisse (bzw. die Qualität)
  • der Nutzen, der sich daraus ergibt
  • entstehende Kosten
  • einzuhaltende Termine und
  • verfügbare Ressourcen

Charakteristisch für das klassische Projektmanagement ist, dass man dabei in verschiedenen Phasen vorgeht, die im Vorhinein festgelegt wurden. Diese Phasen können aber auch parallel verlaufen. 

Beispiele für Methoden des klassischen Projektmanagements sind:

  • Wasserfallmodell
  • Prince 2
  • Simultaneous Engineering
  • Spiralmodell
  • V-Modell

Wofür eignet sich klassisches Projektmanagement besonders?

Mittlerweile gibt es zwar viele andere Methoden, die mehr Agilität zulassen und in der Praxis mehr Vorteile bringen (siehe dazu unten) – allerdings ist klassisches Projektmanagement in einigen Fällen durchaus sinnvoll. Vor allem dann, wenn feste Rahmenbedingungen gegeben sind und beispielsweise die benötigten Ressourcen (wie Budget und Personal) oder andere, einzelne Aspekte gut geplant werden können.
Auch wenn viele gesetzliche Vorgaben einzuhalten sind, eignet sich diese Methode. Wird ein hohes Maß an Transparenz und Steuerung gefordert, kann ebenfalls auf klassisches Projektmanagement zurückgegriffen werden.  

Hier einige Beispiele, bei denen klassisches Projektmanagement angewendet werden kann:
  • Am Ende muss das Ergebnis „als Gesamtpaket“ abgegeben werden, bspw. ein physisches Objekt
  • Alle Anforderungen sind im Detail bekannt und können mit den Beteiligten besprochen werden
  • Bei stark regulierten Umgebungen, wie beispielsweise in der Medizintechnik
  • In Umgebungen, bei denen wenig neue Technologien eingesetzt werden
  • Wenn Projekte bzw. deren Arbeitsschritte sehr genau dokumentiert werden müssen

Welche Rollen gibt es im klassischen Projektmanagement?

Im klassischen Projektmanagement gibt es verschiedene Rollen, die die einzelnen Akteur*innen einnehmen. Diese sind:

1) Auftraggeber*in
Ohne Kunde*in kein Projekt. Sie stellen die finanziellen Mittel und erwarten dafür ein wie auch immer geartetes Produkt. Klassischerweise ist das „der Kunde“ bzw. „die Kundin“.

2) Das Projektmanagement bzw. die Projektleitung
Die Projektleitung trägt Sorge dafür, dass das Projekt am Ende erfolgreich umgesetzt wird – und zwar in einem Rahmen, der vorher festgelegt wurde. Sie muss die Teammitglieder motivieren, um eine möglichst hohe Produktivität zu gewährleisten.

3) Teilprojektleiter*in
Sie übernehmen nur für einen Teil bzw. eine Phase des Projekts die Leitung. Dabei müssen sie Entscheidungen, die auch andere Bereiche betreffen, mit den jeweiligen Leiter*innen absprechen.

4) Quality Management
Sie sollten eine neutrale Rolle einnehmen – denn ihr Ziel ist es, die Qualität des Projekts sicherzustellen.

5) Financial Management
Natürlich muss auch dafür gesorgt werden, dass die finanziellen Mittel beschafft und die Kosten überwacht werden. Das übernimmt das Financial Project Management, auch als „Projektkaufmann“ bzw. „Projektkauffrau“ bezeichnet.

6) Controlling
Kein Projekt ohne Controlling-Verantwortliche: Sie überwachen und steuern den Fortschritt des Projekts. Dazu gehört auch die Überwachung der Finanzen.

7) Project Steering
Der sogenannte „Lenkungsausschuss“. Er berät, genehmigt oder entscheidet, ob das Projekt in die richtige Richtung verläuft. Im besten Fall sind diese Personen nicht in der Projektleitung, um eine neutrale Position zu gewährleisten.

8) Das Projektbüro (Project Management Office – PMO)
Hier werden alle administrativen Aufgaben erledigt – also Dokumentation und Berichte des Projekts.

9) Der Fachausschuss
Die einzelnen Fachabteilungen sind natürlich ebenfalls wichtig, um das Projekt erfolgreich abzuschließen. 

Nicht alle Projekte im klassischen Projektmanagement besetzen alle oben genannten Projektfunktionen. Bei kleineren Projekten werden oft mehrere Aufgaben bei einzelnen Stakeholdern gebündelt.  

Die Vorteile von klassischem Projektmanagement auf einen Blick:

  • klare Definition der Ziele, Anforderungen und einzelnen Phasen
  • klare Festlegung der Arbeitsschritte
  • gesetzliche / regulatorische Vorgaben lassen sich gut planen
  • hohe Transparenz
  • einzelne Aufgaben sind leicht steuerbar
  • geringe Komplexität
  • leicht dokumentierbar
  • optimierte Planbarkeit von Ressourcen

Die Nachteile des klassischen Projektmanagements

In ihrem Chaos-Report 2020 hat die Standish-Group ermittelt, dass 86 % der durchgeführten Projekte zwischen 2015 und 2020 ihr Ziel nicht erreichten – ein wirtschaftlicher Schaden, der in die Milliarden geht. Einer der Hauptgründe liegt darin, dass sich Projekte zwar sehr sorgfältig planen lassen, durch das Auftreten von Anforderungsänderungen aber nicht mehr genau so umsetzen lassen. Die Nachteile von klassischem Projektmanagement sind:

  • Unschärfe in der Planung
    Vor allem bei langlaufenden Projekten lassen sich nicht alle Faktoren im Voraus sicher planen
  • Mangelnde Agilität
    Auf neue Anforderungen, Ereignisse und Situationen kann nicht immer adäquat reagiert werden
  • Bedarf an Puffern
    Dieser mangelnde Reaktionsspielraum erfordert einen ausreichenden Puffer, vor allem bei dem Zeitfaktor, teilweise auch im Budgetrahmen

Was ist der Unterschied zwischen agilem und klassischem Projektmanagement?

Auf Grund dieser Nachteile setzen immer mehr Unternehmen bzw. Projektmanager*innen auf Methoden, die mehr Agilität bringen. Dies wird in der heutigen Geschäftswelt, in der sich Anforderungen und Rahmenbedingungen innerhalb kürzester Zeit ändern können, immer wichtiger. Als Beispiel seien hier nur die Corona- oder die Energiekrise genannt, bei denen Flexibilität von immenser Bedeutung waren bzw. sind. Aber worin unterscheidet sich agiles vom klassischen Projektmanagement? Schauen wir uns das einmal genauer an:

Agiles Projektmanagement

Wie der Name schon sagt, stehen hier Agilität, Flexibilität und Anpassungsfähigkeit im Vordergrund. Der Hauptunterschied zum klassischen Projektmanagement besteht darin, dass die einzelnen Mitglieder des Projektteams mehr Eigenverantwortung tragen: Alle arbeiten zwar auf das „große Ziel“ hin, allerdings mit weitaus weniger starren Rollenverteilungen bzw. Synchronisierungen als in der klassischen Herangehensweise.
Das bedeutet: Phase B des Projekts können bereits begonnen werden, ohne dass Phase A bereits abgeschlossen ist. Ein Beispiel ist die Launch oder Relaunch einer Website. Eine der bekanntesten agilen Projektmethoden, vor allem bei Web- und Softwareprojekten,  ist das Scrum Framework. 

Mehr Eigenverantwortung – höhere Flexibilität

Mitunter müssen auch gar keine Phasen strikt voneinander getrennt werden. Da jeder Teilbereich selbständig erarbeitet werden kann, fällt oft auch die Rolle der Projektleitung weg. Die anfallende Arbeit wird in sogenannten Sprints aufgeteilt, deren Ergebnisse in regelmäßigen Meetings („Dailys“) zwischen den einzelnen Teams koordiniert bzw. abgeglichen werden können. 
Dadurch ist es auch möglich, dem*der Auftraggeber*in in kürzeren Abständen schon Teilergebnisse des Projekts vorzulegen.

Beispiel: Website-Relaunch
Im klassischen Projektmanagement werden erst Wireframes erstellt, dann anschließend das Design entwickelt und danach die Website programmiert. Erst im Anschluss wird der Inhalt produziert. 
Bei einer agileren Vorgehensweise können grobe Inhalte schon erstellt werden, ohne dass das Design der Website finalisiert ist. Die einzelnen Bereiche arbeiten zwar miteinander, müssen jedoch nicht aufeinander warten.

Agiles vs. klassisches Projektmanagement – was eignet sich besser?

Das hängt immer von den individuellen Anforderungen an das Projekt und natürlich auch von den Rahmenbedingungen ab. Im Idealfall kann man die Vorteile beider Methodiken kombinieren:

Hybrides Projektmanagement

Das klassische Projektmanagement bringt klare Strukturen hinsichtlich des Ablaufs und der Organisation der Arbeit. Das verschafft eine gute Übersicht und vermeidet Chaos. Indem zusätzlich die Meeting- und Sprint-Kultur aus dem agilen Ansatz übernommen werden, sorgt dies für die benötigte Flexibilität. Im Grunde bleibt also die klassische Struktur erhalten, während die Teilbereiche agil organisiert sind.

Hast du noch mehr Fragen zum Projektmanagement? Dann wir dir unser Kurs zum Thema klassisches Projektmanagement in jedem Fall weiterhelfen können.

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